Appelé également cachet, le tampon est largement utilisé par les entreprises, mais aussi les associations et institutions. Apposé sur les documents et mêmes les colis, il impacte sur les relations de l’entreprise avec ses collaborateurs et ses clients. Même les communications internes au sein des sociétés bénéficient d’ailleurs d’un marquage au tampon encreur. Quelles sont les objectifs et les conséquences de l’usage de cet accessoire ?
Les attributs juridiques du tampon
Le tampon sert aux entreprises et aux professionnels libéraux à apposer leurs marques sur des contrats, factures et autres documents. En effet, les différentes inscriptions qui constituent ce timbre facilitent l’identité de l’entreprise qui a émis ces papiers administratifs. Cependant, bien que l’apposition d’un cachet semble être similaire à une validation, cela se limite à un simple marquage. Cela découle du fait que les tampons ne prodiguent aucune validité juridique. Ainsi, leurs utilisations sont simplement restreintes à un rôle d’identification de la personne physique ou morale émettrice.
C’est dans cette optique que la legislation des tampons encreurs impose la présence de certaines mentions obligatoires. Pour confectionner un cachet d’entreprise, il est ainsi essentiel d’y intégrer les attributs sociaux et juridiques de votre société. Cela inclut les différentes immatriculations obtenues lors de la création de l’entreprise, ainsi que l’adresse de son siège social.
Cependant, même si un tampon permet d’inscrire toutes les mentions exigées par la loi sur un document, il ne lui confère aucune valeur juridique. Dans le cadre d’un contrat commercial, ce dernier ne peut ainsi valoir auprès des juridictions compétentes en cas d’absence de la signature du mandataire légal de l’entreprise.
Le cachet : une preuve des garanties professionnelles
Malgré la valeur juridique nulle d’un cachet, ce dernier peut gagner certains pouvoirs légaux. Cela se constate par exemple sur les documents tamponnés par un professionnel libéral. Dans ce cas, le cachet témoigne de la réalisation d’un service. L’apposition d’un tampon véhicule ainsi les garanties liées aux prestations fournies. Cela inclut les responsabilités civiles et pénales de l’entreprise ou du professionnel émetteur. En présence d’un cachet, le document peut alors être considéré par la loi si certains litiges commerciaux ou pénaux sont menés devant les tribunaux.
D’ailleurs, c’est également le même cas pour les factures émises par les magasins. Ces dernières comportent en effet un cachet électronique présentant les mentions légales obligatoires à tous les tampons. Ces factures ne présentent en revanche pas de signature. Cependant, elles servent de garanties contractuelles dans le cas où la marchandise achetée présente d’éventuels vices.
Les forces du tampon pour le marketing et le management
Les documents et colis qui bénéficient du tampon d’une entreprise permettent à cette dernière de confirmer son identité. Cela permet aux clients et partenaires d’être plus sereins quant à la notoriété de l’entreprise. En effet, un cachet renforce la fiabilité des documents, car ils facilitent la vérification de l’originalité de ces derniers.
C’est notamment pourquoi les entreprises tendent à personnaliser les formes de leurs tampons. Cela permet en effet de réduire les risques de contrefaçons. De plus, pour améliorer la communication interne en entreprise, il est possible à chaque service et niveau hiérarchique d’utiliser des tampons distincts. Dans ce cadre, les cachets confèrent une certaine autorité et contrôle qualité lors de la validation en interne.